Anunț consultare piață – achiziție “Servicii de prelucrare arhivistica a documentelor din arhiva Agentiei Nationale de Cadastru si Publicitate Imobiliara”

I. Denumirea autorităţii contractante şi datele de contact:
Agenția Națională de Cadastru și Publicitate Imobiliară cu sediul în București, Splaiul Independenței nr.202A, sector 6, Tel/fax: 021.315.25.20

II. Adresa de internet unde sunt publicate informaţiile cu privire la procesul de consultare a pieţei:
www.e-licitatie.ro/ Anunturi /Consultarea pietei;
Website ANCPI (www.ancpi.ro)

III. Obiectul consultării de piaţă:
Soluţie financiară și soluţie tehnică în vederea demarării achiziţiei de Servicii de prelucrare arhivistică a documentelor din arhiva Agenției Naționale de Cadastru și Publicitate Imobiliară

IV. Contextul realizării consultării pieței

Autoritatea contractanta dorește să achiziționeze Servicii de prelucrare arhivistică a documentelor din arhiva Agenției Naționale de Cadastru și Publicitate Imobiliară.
Arhiva este formată din: originale de editare (plicuri), hărți, planuri topografice și planuri cadastrale (pe diverse suporturi), documente de triangulație, nivelment și reperaj fotogrammetric (dosare/mape), fotograme, fotoplanuri, role de film, registre.
Formatul documentelor: documentele se prezinta sub mai multe tipuri de formate (A6/A5/A4/A3/A2/A1/A0/A0+), inclusiv nestandardizate sau in format impachetat.
Intrucat nu se cunoaste o distributie exacta pe formate/suport, pentru a putea evalua corect necesitatile materiale in vederea implementării contractului, precizam ca din totalul de 2.702.000 documente avem o cantitate estimata de cca. 2.026.500 în format A6/A3/A2/A1/A0/A0+ si nestandardizate, originale de editare (plicuri), hărți, planuri topografice și planuri cadastrale, fotograme, fotoplanuri, role de film și registre – grupa I și 675.500 în format A4 sau/și A5, dosare/mape (documente de triangulație, nivelment și reperaj fotogrammetric) – grupa II.
Documentele sunt constituite în mape/dosare/plicuri, foi volante. Documentele din cadrul aceluiași dosar au formate/forme diverse, sunt scrise/tipărite pe hârtie/alt suport.
În vederea pregătirii achiziției publice de Servicii de prelucrare arhivistică a documentelor din arhiva Agenției Naționale de Cadastru și Publicitate Imobiliară și pentru organizarea și desfășurarea procedurii de atribuire, considerăm că se impune organizarea unui proces de consultare a pieței deoarece nu există prețuri istorice din achiziții anterioare, documentele deținute în arhiva ANCPI fiind atipice, așa cum am arătat mai sus.
Scopul desfășurării prezentului proces de consultare a pieței este:

•  de a obține o înțelegere suplimentară în ceea ce privește piața relevantă a obiectului achiziției;
•  de a cunoaște numărul și capacitatea operatorilor economici eligibili, relația între operatorii economici care acționează pe piața relevantă, oportunitățile de cooperare și intensitatea concurenței, noile soluții disponibile pe piață și evaluarea ideilor, folosirea cunoștințelor și a experienței operatorilor economici care acționează pe piața relevantă pentru a îmbunătăți documentele achiziției (caiet de sarcini/specificații tehnice, propunere de contract, strategia de contractare, prețuri estimate etc.)

V. Descrierea necesităților Autorității contractante
Obținerea de potenţiale soluţii tehnice și financiare pentru satisfacerea nevoii Autorităţii Contractante, pentru servicii de prelucrare arhivistică, așa cum rezultă din Specificațiile Tehnice alăturate.

VI. Participanții la consultare
Persoanele/organizațiile din piața de profil relevantă în raport cu obiectul consultării la care Autoritatea Contractantă se așteaptă să participe în cadrul consultării pieței. În conformitate cu art. 19 alin. (1) din HG nr. 395/2016 și art. 139 alin. (2) din Legea nr. 98/2016, orice persoană/organizaţie interesată poate transmite Autorităţii Contractante opinii, sugestii sau recomandări cu privire la aspectele supuse consultării.
VII. Mențiuni cu privire la măsurile ce vor fi luate împotriva denaturării concurenţei şi/sau încălcării principiilor nediscriminării şi transparenţei atât în cadrul consultării pieței cât și în cadrul procedurii de atribuire asociate
1. Respectarea principiilor care stau la baza atribuirii contractelor de achiziţie publică: transparență, tratament egal, principiul proporționalității și nediscriminării.

2. Derularea consultării pieței din timp și la scară cât mai largă, prin utilizarea regulilor de publicitate și transparență prevăzute de legislația în domeniul achizițiilor publice:
a. publicarea Anunţului privind consultarea pieței în SEAP precum şi pe website-ul ANCPI;
b. publicarea în SEAP, înainte de momentul iniţierii procedurii de atribuire, a rezultatului procesului de consultare a pieţei prin utilizarea unui Raport privind consultarea pieței.
3. ANCPI nu discriminează atunci când stabilește participanții vizați în cadrul procesului de consultare a pieței. Sunt invitați să participe la consultarea de piață atât operatori economici din piața de profil relevantă în raport cu obiectul consultării cât și:
a. asociații profesionale din domeniu;
b. autorități publice;
c. experți independenți;
d. grupuri de societăți/organizații dintr-un anumit domeniu de activitate.
4. Informațiile primite în cadrul consultării pieței vor fi puse la dispoziția celorlalți potențiali ofertanți prin intermediul Raportului privind consultarea pieței, cu excepția acelor informații indicate şi dovedite de participanții la consultarea pieței ca fiind date cu caracter personal, secrete tehnice sau comerciale sau sunt protejate de un drept de proprietate intelectuală.

5. Participanții la procesul de consultare a pieței trebuie să fie conștienți de faptul că orice procedură de achiziție ce va rezulta ulterior acestui demers se va desfășura în mod competitiv, prin comunicarea în mod deschis, transparent și echitabil, folosind instrumentele de mai sus.

6. ANCPI menține confidențialitatea comercială a informațiilor primite în timpul consultărilor, în conformitate cu legislația aplicabilă.

7. ANCPI cere participanților să identifice orice aspect al opiniilor/sugestiilor/recomandărilor lor pe care le consideră sensibile din punct de vedere comercial pentru a se asigura că acele informații nu vor fi folosite fără acordul acestora.

8. Procedura de atribuire asociată procesului de consultare a pieței se va derula separat, on line, prin intermediul SEAP.

9. În urma derulării procesului de consultare a pieței nu se va avantaja niciun potențial ofertant – Raportul privind consultarea de piață va fi publicat în SEAP, înainte de derularea procedurii de atribuire.

10. ANCPI formulează cerințele în așa fel încât să nu favorizeze un anumit participant la consultări sau un anumit grup de participanți – se vor întocmi minute de ședință la întâlnirile cu operatorii economici în cazul în care acestea se vor organiza.

11. ANCPI nu aplică criterii de calificare pentru selectarea participanților în cadrul consultării pieței.

12. ANCPI va stabili termene corespunzătoare pentru depunerea ofertelor.

VIII. Termenul până la care se transmit propunerile persoanelor interesate în cadrul procesului de consultare:

Persoanele/organizațiile interesate să participe la procesul de consultare a pieței vor transmite soluțiile/opiniile/sugestiile/recomandările lor la adresa de mail dedicată consultarepiata@ancpi.ro în termen de 15 zile lucrătoare de la data publicării anunțului în SEAP (www.e-licitatie.ro). Documentele transmise vor fi semnate cu semnătură electronică extinsă bazată pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat în condițiile legii. Operatorii economici interesați pot vizita arhiva din cadrul ANCPI prin prezentarea autorizației/certificatului emisă/emis de ORNISS, Secret de stat nivel Strict Secret (conform HG nr. 585/2002 privind aprobarea Standardelor Naționale de protecție a informațiilor clasificate în România), cu maxim 5 zile înainte de termenul limită de depunere a propunerilor tehnice și financiare.

IX. Termenul până la care se desfăşoară procesul de consultare:
15 zile lucrătoare de la data expirării termenului limită de depunere a soluțiilor.

X. Descrierea modalităţii de desfăşurare a consultării, respectiv modul în care se va realiza interacţiunea cu operatorii economici ce răspund la invitaţia autorităţii contractante, solicitarea menționării elementelor confidențiale din cadrul soluțiilor:

Agenția Națională de Cadastru și Publicitate Imobiliară își rezervă dreptul de a invita la consultări operatorii economici în vederea lămuririi unor aspecte privind soluțiile financiară și tehnică

XI. Alte aspecte legate de consultarea de pieței
1. Autoritatea contractantă poate lua în considerare opiniile, sugestiile sau recomandările primite, în cazul în care le consideră relevante.
2. Participanții la consultarea de piață vor indica şi vor dovedi în cuprinsul soluțiilor prezentate care informaţii sunt confidenţiale întrucât sunt: date cu caracter personal, secrete tehnice sau comerciale sau sunt protejate de un drept de proprietate intelectuală. Informaţiile indicate de operatorii economici ca fiind confidenţiale trebuie să fie însoţite de dovada care le conferă caracterul de confidenţialitate, în caz contrar ANCPI nu poate fi ținută vinovată de publicarea informațiilor/soluțiilor/sugestiilor primite în cadrul procesului de consultare a pieței.
3. În scopul identificării costurilor, aducem la cunoștință operatorilor economici interesați următoarele referințe ale nevoilor obiective:
• Având în vedere faptul că documentele sunt în proporție de 90% marcate ca fiind clasâificate (Secret/ Secret de Serviciu/Strict Secret) operatorul economic care va câștiga contractul va trebui să dețină autorizație de securitate industrială emisă de ORNISS, Secret de Stat, nivel Strict Secret;
• Totalul documentelor tehnice – 2.702.000 pagini, din care 2.026.500 pagini A0 (planuri, hărți, fotograme, role de film, registre etc.), respectiv 75 % din total și 675.500 pagini A4 (dosare/mape de triangulație, nivelment etc),respectiv 25% din total.
• Paginile pentru documentele de tipul planurilor, hărților, rolelor de film, registrelor, indiferent de dimensiunea lor, vor fi considerate ca fiind de dimensiunea A0 (grupa I);
• Paginile pentru documentele din cadrul mapelor de triangulație, nivelment etc. vor fi considerate ca fiind de dimensiunea A4 (grupa II).